# Повне використання можливостей &kmymoney;

## Допоможіть в удосконаленні цього підручника

У цьому та наступних розділах не було суттєвих оновлень з ранніх версій &kmymoney;. Хоча основи бухгалтерського обліку не змінилися протягом багатьох років, і тут немає нічого неточного чи оманливого, надходили запити щодо оновлення цієї частини. Якщо у вас є якісь конкретні пропозиції чи ідеї щодо цього, автор хотів би ознайомитися з ними за допомогою одного з каналів зв'язку, указаних на сторінці підтримки на сайті &kmymoney;

Навіть хоча більша частина інтерфейсу &kmymoney; здається очевидною навіть недосвідченому користувачу, і ви прочитали документацію щодо всіх елементів &kmymoney;, ви можете натискати якісь кнопки, вводити якість дані, а потім виявиться, що ви робили все це неправильно і доведеться розпочинати все з початку.

Ви отримаєте ефективнішу та результативнішу систему та заощадите багато свого часу, якщо спочатку витратите трохи часу на планування того, як ви збираєтеся використовувати &kmymoney;, тому виконайте наведені тут дії. Це може здатися дуже простим, і справді, це просто, але час, щоб переконатися, що у вас є розуміння того, як все працює, є таким самим, який &kmymoney; майже напевно заощадить вам пізніше.

## Основні поняття щодо рахунків

Уявімо, що ваші гроші — це кульки або боби і що, щоб вони не розкотилися і не загубилися, вам доводиться зберігати їх у скриньці або горщику. Ведення обліку або бухгалтерія — це процес обліку бобів у одному горщику або, що навіть важливіше, у декількох горщиках.

Частина ваших грошей зберігається у горщику, позначеному написом «Готівка». Ви купуєте товари, отже ви берете боби з горщика готівки і перекладаєте їх у інший горщик з написом «Постачальник». У обмін на готівку постачальник надає вам якісь товари, отже ви берете боби з горщика з написом «Постачальник» і перекладаєте їх до горщика з написом «Товари».

Товари мають цінність (ціну, яку ви за них заплатили), отже у вас буде якась сума у бобах, частина яких відповідатиме готівці, а частина — товарам.

У нашому прикладі ми мали справу з двома пересуваннями бобів або операціями. Для виконання кожної операції нам знадобиться два записи: один для вилучення бобів, а інший на додавання бобів. Подібний спосіб запису називається «бухгалтерією з подвійним записом» або «обліком з подвійним записом». Запис операцій виконується у «Обліковій книзі»; кожен з горщиків називається «Рахунком» або «Кодом облікової книги».

Далі, ви берете якісь товари і передаєте їх користувачеві, який розплачується з вами готівкою. Товари коштують якусь суму у бобах, споживач, як слід очікувати, сплачує нам дещо більше бобів, ніж сплатили ми самі, отже ми отримуємо прибуток. Якщо простіше, боби з горщика «Товари» повертаються до горщика «Готівка», але ми можемо розділити ці боби на «Сплачену вартість товарів» і «Прибуток». Для такої операції ми маємо три записи: одна зі сторін «подвійного запису» виявляється розділеною.

Докладніше про цю тему ми поговоримо у цьому підручнику нижче у розділі щодо поділу операцій.

### Визначення рахунків (особистих записів)

Більшість рахунків або горщиків, розглянутих вище, є виміром нашого «Капіталу». Готівка і товари є нашими «Активами», як і всі борги, які ще не сплатили нам наші споживачі. Гроші ж, які ми комусь винні, наприклад, якщо ми ще не розплатилися з постачальниками, є нашими «Пасивами». Всі ці рахунки можна перетворити на готівку, всі вони мають вартість.

Всі горщики, які не можна віднести до «Прибутків» та «Витрат». Рахунок щодо сплати телефонних послуг (або телефонну компанію, які надходять гроші) не можна оцінити у грошовій формі: ми знаємо, скільки маємо сплатити, але не знаємо нічого про те, скільки мають сплатити всі інші користувачі. Ми знаємо, скільки нам заплатив наш наймач, але не знаємо, скільки він сплачує іншим працівникам або скільки залишилося грошей для нам наступного місяця. Хоча ми і не можемо визначити точну кількість бобів у подібних горщиках, корисно спостерігати за кількістю бобів, які ми кладемо або забираємо з цих горщиків.

Іноді постачальник є «Пасивом», іноді — «Витратами». Розподіл слід здійснювати окремо у кожному з випадків. Так само, ви можете вважати кредит «Пасивом», зокрема, якщо ви переказуєте суму на ваш банківський рахунок, але цей самий кредит може бути «Витратою», якщо ви купуєте на нього меблі.

Подумайте про те, як ви бажаєте стежити за прибутками і витратами і аналізувати їх. Це допоможе вам розібратися у тому, як їх налаштувати у &kmymoney;.

Нарешті, поміркуйте над кількістю потрібних вам наборів рахунків (один, два або декілька). Вибір можна здійснити на основі законодавства вашої країни або способу, у який ви бажаєте аналізувати ситуацію. Кожним з наборів рахунків можна керувати окремо.

### Визначення рахунків (ділових записів)

Налаштування записів рахунків для особистого користування для різних користувачів є подібним, але існують додаткові міркування, які слід взяти до уваги, зокрема особливості законодавства різних країн. У &kmymoney; не передбачено явного вирішення проблем, пов’язаних з врахуванням таких тонкощів, оскільки це програма для особистого обліку фінансів. Крім того, хоча ми не розглядатимемо цієї проблеми у підручнику, вам слід врахувати законодавчі нюанси, якщо ви спробуєте скористатися &kmymoney; для ведення бізнесу.

## Прив’язка ваших фінансів до &kmymoney;

Отже, зберіть свої нещодавні фінансові документи та ознайомтеся з наступними розділами, щоб дізнатися більше про те, як ви можете зіставити власні фінанси з кожною з різних частин &kmymoney;. Зауважте, що кожен із наведених нижче розділів більш детально представлений у наступних главах цього підручника.

### Рахунки

Рахунок у &kmymoney; відповідає одному із горщиків попереднього розділу: це може бути будь-яке місце, де зберігаються ваші гроші та власність, за якою ви бажаєте стежити. Зазвичай ви створюєте рахунок у &kmymoney;, щоб він відповідав якомусь рахунку, який ви маєте в реальному житті, чи то в банку чи іншій фінансовій установі, чи в магазині, чи навіть просто готівку у вашому гаманці. Передбачено кілька типів рахунків, які відповідають різним типам місць, де можуть бути ваші гроші.

Операції (будуть описані більш детально пізніше) створюють для визначення переміщення грошей на один або більше рахунків.

Як описано нижче, на рахунках можуть зберігатися гроші, які насправді є вашими (активи), або гроші, які ви винні (зобов'язання). Зобов’язання можна розглядати як чарівні горщики, з яких ви можете брати боби, навіть якщо там насправді немає бобів, але які зрештою потрібно буде замінити на справжні.

#### Рахунки — Актив

Існує декілька типів рахунків активів. Усі вони, по суті, однакові щодо зберігання ваших грошей, але є деякі відмінності у подробицях того, як гроші надходять і полишають різні типи рахунків.

Чековий

- Стандартний банківський чековий рахунок.

Ощадний

- Стандартний банківський ощадний рахунок.

Готівка

- Гроші у вашій кишені чи гаманці, у банці чи коробці на полиці чи під ліжком.

Кредит

- Гроші, які ви у когось позичили.

Інвестиція

- Інвестовані вами грошові суми.

Активи

- Властивість, збірки тощо.

#### Рахунки — Пасиви

Ці рахунки відповідають вашим позикам та грошам, які ви винні іншим.

Кредитна картка

- Стандартний рахунок кредитної картки.

Кредит

- Заборговані вам гроші, іпотечні кредити тощо.

Пасиви

- Всі інші заборговані вами суми, які не є іншими типами рахунків пасивів.

### Установи

Відповідники фінансових установ, таких як банки, крамниці чи інвестиційні брокери. Їх можна використовувати для групування рахунків і показувати загальну вартість усіх ваших рахунків у цій установі. Вони не обов’язково відповідають фактичним установам, але забезпечують зручність під час групування рахунків. Їх використання абсолютно необов'язкове.

### Категорії

Категорія — це особливий тип рахунку, який використовується &kmymoney; для відстеження доходів і витрат. Ці рахунки є некерованими, тому що, як згадувалося раніше, вони не зберігають реальних цінностей і показують лише ту суму, яку ви отримали з них або внесли на них. Кожна категорія показує загальну вартість операцій, у яких вона згадується. Принцип подвійного обліку вимагає, щоб кожна операція включала категорію або рахунок переказу. Докладне пояснення буде наведено у підручнику нижче.

Категорії прибутків використовують як місця, звідки ви отримуєте гроші, а категорії витрат являють цілі, на які ви витрачаєте гроші. У рідкісних випадках гроші можуть надходити «не в той бік», наприклад, отримання відшкодування за переплату за комунальні послуги.

#### Підкатегорії

Категорії можна розділити на підкатегорії, але цей зв’язок призначено в основному для зручності. У більшості випадків підсумкові показники підкатегорій не включаються до підсумкових показників категорії вищого рівня, хоча існують спеціальні звіти та режими показу, де це можна зробити.

### Мітки

Мітки є дуже подібними до категорій, оскільки теж є некерованими рахунками без сум. Втім, на відміну від категорій, використання міток є необов’язковим. Ними можна скористатися для групування операцій з метою звітування.

### Отримувачі

Одержувач платежу (або платник) відповідає якійсь особі або групі, якій ви платите гроші або яка платить вам гроші. Як і мітки, вони некеровані та не мають пов'язаного значення. Вони, насамперед, зручні для того, щоб повідомляти, скільки грошей ви надіслали комусь або витратили в певному магазині. Вони є необов'язковими для більшості операцій, але є обов'язковими для запланованих операцій, які описані нижче. Журнал операцій із категоріями можна переглянути окремо для кожного одержувача платежу.

### Заплановані операції

Якщо операції є регулярними, зокрема операції з виплати заробітної платні або оплати комунальних послуг, для них можна створити розклад. Записи операцій буде створено на основі розкладу. Всі записи запланованих операцій, а також всі записи прострочених операцій буде показано на домашній сторінці.

## Корисні поради

Після запуску &kmymoney; на головній або домашній сторінці буде показано високорівневий огляд ваших фінансів. Його поділено на кілька розділів, і ви можете налаштувати, які з них буде показано та в якому порядку. Ліворуч розташовано піктограми для кожного з основних режимів перегляду. Кожен режим перегляду використовують у &kmymoney;, щоб представити інший тип даних для введення або перегляду.

Якщо ви не зберігаєте ваші гроші у шкарпетці або у трилітровому бутлі, ймовірно, ви користуватиметеся послугами однієї або декількох установ, у яких у вас відкрито рахунки, які можуть бути кредитовими або дебетовими. Щоб ознайомитися зі способом роботи &kmymoney;, оберіть рахунок, за яким ви бажаєте стежити за допомогою &kmymoney;, і скористайтеся пунктом меню Файл Створити, щоб вказати файл даних.

Якщо ви вже користувалися програмою для особистого фінансового обліку, ви зможете імпортувати дані з цієї програми до &kmymoney;.

Якщо з рахунку здійснюються регулярні сплати або на рахунок регулярно надходять суми, відкрийте перегляд «Отримувачі» і введіть назви платників і отримувачів; потім відкрийте перегляд «Розклади» і створіть розклади для усіх регулярних операцій. Якщо ви не введете дані отримувача або платника, &kmymoney; запропонує вам можливість зробити це під час введення розкладу.

Щоб додати інші нові записи операцій, відкрийте перегляд «Облікових книг». Ви зможете додати нові записи отримувачів і категорій під час створення запису операції або у переглядах «Отримувачі» або «Категорії» перед введенням даних операції.

Залежно від варіанта, який ви вибрали при налаштовуванні файла даних, ймовірно, ви виявите, що типові категорії не зовсім відповідають вашим потребам. Ви можете без проблем вилучити ті з цих записів, у яких ніколи не виникне потреби, і додати ті записи, які вам потрібні. Під час введення операції вам достатньо буде ввести декілька літер назви категорії, щоб програма &kmymoney; відкрила спадний список відповідних категорій, з якого ви зможете обрати потрібний вам пункт.

Ви можете додати різні рахунки, відкриті у різних установах. Вибрані (які також називають бажаними) рахунки буде показано одразу після запуску &kmymoney;, але ви легко зможете перемкнутися на будь-який інший рахунок.

Під час створення запису про сплату програма &kmymoney; автоматично визначить наступний номер чека. Вилучіть цей номер, якщо сплата виконується не за допомогою чекової книжки, або змініть номер, якщо першим чеком, який береться на облік у програмі, не є чек з номером 1. Крім того, ви можете вимкнути автоматичне збільшення номерів чеків.

Кожного разу, коли ви отримуватимете виписки з вашого рахунку від установи, у якій його було відкрито, ви можете узгодити ваші рахунки у &kmymoney; з цими виписками. Таким чином, ви отримаєте точні дані щодо вашого поточного фінансового стану.

Якщо ви відкриєте перегляд «Звіти», ви зможете вивчити декілька типових звітів. Щоб змінити параметри одного зі звітів, відкрийте той зі звітів, який є найближчим за параметрами до потрібного, а потім скористайтеся пунктом «Створити» (не «Копіювати»). Після цього налаштуйте звіт відповідно до ваших потреб і позначте його як основний звіт, який ви бажаєте бачити.

Хоча &kmymoney; і не призначено для використання у бізнесі, якщо ви є єдиним працівником бізнесу, отже не повинні здійснювати виплати заробітної плати, ви, ймовірно, виявите, що програма &kmymoney; є достатньо гнучкою, щоб задовольнити всі ваші потреби, зокрема щодо створення бюджетів і прогнозування, і що ви можете експортувати ваші звіти за допомогою формату CSV у інші програми.

## Додатки

Хоча для користування &kmymoney; докладне знання додатків не є необхідним, базове розуміння є корисним, оскільки ця концепція згадується у багатьох місцях у цьому підручнику. На початку розробки &kmymoney; усі можливості та функції були реалізовані у початковому коді програми. Оскільки до програми було додано більше можливостей і функцій, була розроблена система додатків, щоб можна було додавати функції таким чином, щоб не треба було вносити зміни до жодного з основних файлів початкового коду. Після запуску &kmymoney; програма шукає усі додатки у певному каталозі та створює відповідні пункти меню та записи налаштувань для знайдених.

Коли були написані перші додатки, незважаючи на те, що їх початковий код було включено до повного початкового коду &kmymoney;, не всі дистрибутиви &Linux; включили їх у версії, які вони збирають. Певний час у підручнику містилися настанови, як це перевірити та за потреби зібрати додатки самостійно. На поточному етапі багато основних функцій &kmymoney; були реалізовані як додатки, і вони включені до всіх дистрибутивів, а також до &Windows;, &macOS;, Appimage та інших версій, що розповсюджуються на сайті &kmymoney;.

Перегляньте розділ про Додатки у розділі про Налаштування, щоб дізнатися більше про те, які додатки встановлено та які з них активні і як їх налаштувати.

Якщо ви бажаєте написати власний додаток, щоб реалізувати нову можливість, наприклад імпортування або експортування даних у спеціальному форматі, вам слід скористатися як прикладом одним із наявних додатків засобу імпортування чи експортування. Якщо ви це зробите, будь ласка, напишіть до списку листування розробників &devlist; на випадок, якщо хтось уже розпочав подібну роботу, а також тому, що ваша робота може зацікавити інших користувачів.